- Ofis köçünü rahat təşkil etmək üçün 3–6 ay əvvəldən planlaşdırmağa başlayın.
- Son anda yarana biləcək problemlərin qarşısını almaq üçün əməkdaşlar və xidmət təminatçıları ilə əvvəlcədən əlaqə saxlayın.
- Heç bir vacib detalın nəzərdən qaçmaması üçün ətraflı ofis köçü checklist-indən istifadə edin.
Yaxşı hazırlanmış ofis köçü siyahısı isə bu prosesi xeyli asanlaşdıra bilər. nə qədər tez başlasanız, potensial problemləri həll etmək və prosesdə iştirak edən şəxsləri məlumatlandırmaq üçün bir o qədər çox Bu bələdçidə ilkin planlaşdırmadan tutmuş yeni ofisdə yerləşməyə qədər bütün əsas mərhələləri nəzərdən keçirəcəyik.
Ofis Köçünün Planlaşdırılması — 3–6 Ay Əvvəl
Stressiz ofis köçürülməsinin əsası əvvəlcədən düzgün planlaşdırmadır. Planlaşdırmaya nə qədər tez başlasanız, potensial problemləri həll etmək və prosesdə iştirak edən şəxsləri məlumatlandırmaq üçün bir o qədər çox imkanınız olacaq.1. Mövcud İcarə Müqaviləsini Yoxlayın
Hər hansı konkret qərar verməzdən əvvəl mövcud icarə müqavilənizi diqqətlə nəzərdən keçirin. Müqavilədə vaxtından əvvəl xitam, təmizlik və ya ofisdən çıxarkən görülməli təmir işləri ilə bağlı şərtləri yoxlayın.Bu, əlavə cərimələrdən yayınmağa və mövcud ofisin təhvil verilməsi prosesini problemsiz həyata keçirməyə kömək edəcək.
2. Yeni Ofis Məkanını Araşdırın və Təsdiqləyin
Köçmək qərarı verdikdən sonra yeni ofis məkanlarını və peşəkar daşıma şirkətlərini araşdırmağa başlayın. Məkanın yerləşdiyi ərazi, sahəsi, imkanları və icarə şərtləri kimi amilləri nəzərə alın.Uyğun ofis seçdikdən sonra icarə müqaviləsini təsdiqləyin və köçmə tarixini müəyyənləşdirin.
Nəzərə almaq lazımdır ki, saxlanc anbarları adətən ofis kimi istifadə üçün nəzərdə tutulmur, çünki lazımi tikinti və təhlükəsizlik tələblərinə cavab verməyə bilər. Bununla belə, bəzi özünəxidmət saxlanc obyektləri həm kiçik ofis, həm də anbar sahəsi təklif edir.
3. Bir neçə Daşıma Şirkətindən Qiymət Təklifi Alın
Bir neçə etibarlı daşıma şirkətindən qiymət təklifi alın və onların qiymətlərini və xidmətlərini müqayisə edin.Soruşmağı unutmayın:
- Qablaşdırma materialları təqdim olunurmu?
- Sığorta xidməti daxildirmi?
- Yüklərin boşaldılması həyata keçirilirmi?
- Mebel və avadanlıqların sökülüb-yığılması mümkündürmü?
4. Ətraflı Büdcə Hazırlayın
Ofis köçü gözləniləndən daha baha başa gələ bilər. Buna görə əvvəlcədən ətraflı büdcə hazırlamaq vacibdir.Büdcəyə aşağıdakı xərcləri daxil edin:
- Daşıma xidmətləri;
- Qablaşdırma materialları;
- Yeni mebel;
- Avadanlıqlar;
- Quraşdırma;
- Müvəqqəti saxlama;
- Köç zamanı yarana biləcək iş dayanması.
5. Əməkdaşları Köç Haqqında Məlumatlandırın
Əməkdaşlarınızı ofisin köçürülməsi barədə mümkün qədər erkən məlumatlandırın. Köçün tarixini, mərhələlərini və hər bir əməkdaşdan gözlənilənləri izah edin.Aydın kommunikasiya çaşqınlığı azaldır və bütün komandanın prosesə hazır olmasını təmin edir.
Ofis Köçünə Hazırlıq — 1–3 Ay Əvvəl
Köç tarixi yaxınlaşdıqca praktiki hazırlıqlara başlamağın vaxtıdır. Bu mərhələdə inventarın hazırlanması, artıq əşyaların çeşidlənməsi, istifadə olunmayan mebel və avadanlıqların ayrılması və əsas tərəflərin məlumatlandırılması həyata keçirilir.Ətraflı ofis köçü checklist-i bu mərhələdə heç bir vacib işin unudulmamasına kömək edir.
6. Ofis İnventarını Hazırlayın
Ofisdəki bütün əşyaların, o cümlədən mebel, texnika, avadanlıq və ofis ləvazimatlarının siyahısını hazırlayın.Bu siyahı köç zamanı hər bir əşyanı izləməyə və vacib məhsulların itirilməsinin qarşısını almağa imkan verəcək.
7. Artıq Əşyalardan Qurtulun
Köç prosesini ofisi yenidən təşkil etmək üçün fürsət kimi istifadə edin.İstifadə olunmayan və köhnəlmiş avadanlıqları ayırın, artıq sənədləri təkrar emala göndərin və ehtiyacınız olmayan əşyaları bağışlayın.
Daha az əşya daşınması köçü həm sürətləndirir, həm də xərcləri azaldır.
8. Əşyaları Etiketləyin
Sistemli köç üçün etiketləmə çox vacibdir. Qutuların və mebellərin üzərinə onların içərisində nə olduğunu və yeni ofisdə hara yerləşdiriləcəyini qeyd edin.Bu, yeniMüştərilər, tərəfdaşlar, təchizatçılar və digər əlaqəli şəxslərə ofisin ofisdə əşyaların açılması və yerləşdirilməsi prosesini xeyli asanlaşdıracaq.
9. Vacib Olmayan Əşyaları Qablaşdırın
Gündəlik fəaliyyətə mane olmayacaq əşyaları əvvəlcədən qablaşdırmağa başlayın.Bunlara arxiv sənədləri, əlavə ofis ləvazimatları və dekorativ əşyalar daxil ola bilər.
10. Xarici Tərəfləri Məlumatlandırın
Müştərilər, tərəfdaşlar, təchizatçılar və digər əlaqəli şəxslərə ofisin köçməsi barədə məlumat verin.Yeni ünvanı və yeni ofisin tam fəaliyyətə başlayacağı tarixi onlarla paylaşın.
11. Yeni Ofisdə Yoxlama Keçirin
Köçdən əvvəl yeni ofisdə ətraflı baxış keçirin. Kommunal xidmətlərin hazır olub-olmadığını yoxlayın və təmir və ya əlavə dəyişiklik tələb edən məqamları müəyyənləşdirin.12. Lazım Gələrsə, Əlavə Anbar Sahəsi Kirayələyin
Yeni ofisdə bütün əşyalar üçün kifayət qədər yer yoxdursa, müvəqqəti saxlama sahəsi kirayələməyi düşünün.Bu seçim mövsümi əşyaların, sənədlərin, arxivlərin və artıq inventarın saxlanılması üçün xüsusilə faydalıdır.
13. Daşıma Detallarını Təsdiqləyin
Daşıma şirkəti ilə bütün detalları yenidən dəqiqləşdirin:- Köçmə tarixi;
- Başlama saatı;
- Daşınacaq əşyaların siyahısı;
- Xüsusi tələblər;
- Qablaşdırma və boşaltma xidmətləri.
Köçdən 1–3 Həftə Əvvəl
Köç gününə bir neçə həftə qalmış bütün qablaşdırma işlərini yekunlaşdırmaq və prosesin son detallarını dəqiqləşdirmək lazlənmiş paketlərdə saxlayın ki, yeni ofisdə mebellərin yenidən yığılması asımdır.Bu mərhələdə ofis köçü checklist-i əsas bələdçiniz olmalıdır.
14. Qalan Bütün Əşyaları Qablaşdırın
Qalan bütün əşyaları, o cümlədən əsas avadanlıq və ofis ləvazimatlarını qablaşdırın.Vacib sənədləri və qiymətli əşyaları ayrıca və təhlükəsiz yerdə saxlayın.
15. Mebel və Avadanlıqları Sökün
Böyük mebel və avadanlıqların sökülməsi tələb olunursa, bunu köçdən bir neçə gün əvvəl həyata keçirin.Bütün vintləri və digər kiçik hissələri etiketlənmiş paketlərdə saxlayın ki, yeni ofisdə mebellərin yenidən yığılması asan olsun.
16. Daşıma Şirkəti ilə Əlaqə Saxlayın
Daşıma şirkəti ilə son dəfə əlaqə saxlayaraq bütün detalların təsdiqlqları yoxlayın. Heç bir əşyanın geridə qalmadığından və məkanın təmiz vəziyyətdə təhvil verildəndiyindən əmin olun.17. Yeni Açar və Giriş Kartlarını Hazırlayın
Əməkdaşlar üçün yeni açarların və ya giriş kartlarının köç günündən əvvəl hazır olduğundan əmin olun. Bu, yeni ofisdə işə başlama zamanı gecikmələrin qarşısını alacaq.Köç Günü Nə Etmək Lazımdır?
Nəhayət, böyük gün gəlib çatdı. Prosesə nəzarət etmək və təşkilatlanmış şəkildə hərəkət etmək köçün problemsiz başa çatmasına kömək edəcək.18. Daşıma Prosesinə Nəzarət Edin
Əşyaların düzgün və təhlükəsiz şəkildə yükləndiyinə əmin olmaq üçün daşıma prosesində iştirak edin.Xüsusilə kövrək və bahalı avadanlıqlara diqqət yetirin.
19. Köhnə Ofisi Son Dəfə Yoxlayın
Mövcud ofisdən çıxmazdan əvvəl bütün otaqları yoxlayın. Heç bir əşyanın geridə qalmadığından və məkanın təmiz vəziyyətdə təhvil verildiyindən əmin olun.20. Yeni Ofisdə Boşaltma və Yerləşdirməyə Nəzarət Edin
Yeni ofisə çatdıqdan sonra əşyaların boşaldılmasına nəzarət edin.Daşıma əməkdaşlarına mebel və qutuların hansıTəbriklər — ofisiniz artıq yeni ünvandadır! Lakin proses bununla bitmir.ütün qutuları açın və əsas avadanlıqları yerləşdirin. İnventar siyahısından istifadə edərək bütün əşyaların otaqlara və hansı ərazilərə yerləşdirilməli olduğunu göstərin.
Köçdən Sonra Görülməli İşlər
Təbriklər — ofisiniz artıq yeni ünvandadır! Lakin proses bununla bitmir. İndi yeni ofisi tam fəaliyyətə hazırlamaq və bütün sistemlərin düzgün işlədiyinə əmin olmaq lazımdır.21. Bütün Əşyaların Açıldığını Yoxlayın
Bütün qutuları açın və əsas avadanlıqları yerləşdirin. İnventar siyahısından istifadə edərək bütün əşyaların yeni ofisə çatdığını yoxlayın.22. Yeni Mebel və Avadanlıqları Quraşdırın
Mebelləri yığın və yeni avadanlıqları quraşdırın. Əməkdaşlar ofisə qayıtmazdan əvvəl bütün iş yerlərinin istifadəyə hazır olduğundan əmin olun.23. Elektronika və Texnologiya Sistemlərini Test Edin
İnternet, telefon xətləri, giriş kartları və digər elektron sistemləri yoxlayın.Aşkarlanan problemləri dərhal həll edin ki, iş prosesində fasilələr yaranmasın.
24. Ünvan Dəyişikliyini Hər Yerdə Yeniləyin
Yeni ofis ünvanının bütün biznes materiallarında düzgün qeyd olunduğundan əmin olun.Ünvanı aşağıdakı platformalarda yeniləməyi unutmayın:
- Şirkətin veb-saytı;
- Vizit kartları;
- Onlayn kataloqlar;
- Sosial media hesabları;
- Müştəri və tərəfdaş məlumat bazaları.
25. Əməkdaşların Rəyini Öyrənin
Yeni ofislə bağlı əməkdaşların fikirlərini öyrənin. Onların qarşılaşdığı problemləri və yaxşılaşdırılması mümkün olan məqamları müəyyənləşdirin.26. Yeni Ofarı və ya sadə bir görüş əməkdaşların yeni məkana daha rahat uyğunlaşmasına və komanda ruhisinizi Birlikdə Qeyd Edin!
Ofis köçünü komandanızla birlikdə qeyd edin. Kiçik ofis tədbiri, komanda naharı və ya sadə bir görüş əməkdaşların yeni məkana daha rahat uyğunlaşmasına və komanda ruhunun yüksəlməsinə kömək edə bilər.Nəticə
Ofis köçü düzgün planlaşdırılmadıqda stresli və bahalı prosesə çevrilə bilər. Lakin ofis köçü checklist-i hazırlamaq, işləri mərhələlərə bölmək və bütün tərəflərlə vaxtında kommunikasiya qurmaq prosesi daha rahat və nəzarətli edir.Ən əsası, köçü son həftəyə saxlamayın. Əvvəlcədən planlaşdırın, inventarı hazırlayın, artıq əşyalardan qurtulun və yeni ofisdə bütün sistemlərin işə başlamazdan əvvəl hazır olduğuna əmin olun.